▲傾聽員工離職的原因，利用這些資訊來改善未來的團隊情況；感謝員工，並提出與他們保持聯繫的建議；嘗試對無預警的離職做準備。（圖片來源：freepik，CC Licensed。）
文／胡珈瑋
處理員工離職是每位人資在工作過程中幾乎都會遇到的問題，有時候在接到員工提出離職的請求時，不免主管、老闆或者是 HR 自己本身都會感到驚訝或是錯愕，因為在提出離職的該名員工身上可能看不到任何一點有想要離開公司的徵兆！無論是員工的個人因素，還是組織環境的改變，人資需要正確應對員工離職，以維護企業的運作和防止之後可能帶來的負面損失與影響。
三個面對員工離職時的重點
來自美國的就業資源網站 Zippia 曾提出三個面對員工離職的重點：傾聽員工離職的原因，利用這些資訊來改善未來的團隊情況；感謝員工，並提出與他們保持聯繫的建議；嘗試對無預警的離職做準備。
招聘公司 Crawford Thomas Recruiting 則指出，當離職的現象頻繁且持續存在，那就是時候要找出應對這種情況的方法了。公司將注意力轉向哪些員工可能有準備辭職的跡象、而當員工宣布離職時，該如何反應以及隨後採取哪些步驟以提高未來的保留率。
尊重並接受員工的決定、維持好關係
首先，在接到員工提出離職的需求，公司應該給予尊重並接受。哈佛商業評論提到，當雇主收到員工要離職的消息而感到憤怒或被背叛時，有極大的可能是因為將這個消息看成是在針對自己，但其實真正的原因或許是為了更好的職涯發展機會。
與離職員工保持積極的工作關係非常重要，因此請對他們的決定表示支持，避免過度的挽留與情緒上的施壓，這樣做能夠維護彼此的尊嚴與信任，同時也有助於保持良好的企業形象。
進行離職面談，替組織未來進行改善
提到離職面談，許多人直覺「都要離職了，這有用嗎？」的想法，但其實安排一個離職面談，主要試用以了解員工離職的原因與公司可以從中獲取到的反饋。
在HR好朋友專區中的文章提到，一個有效率的離職面談雖然對降低離職率不能有立竿見影的效果，但是根據每位離職者在面談中的回饋，HR 可以提出有效率的改善提案，間接並逐漸的將公司內部組織氣氛導向正面的方向。
進行員工離職調查、注意員工滿意度
在員工離職後，進行一次離職調查，可以瞭解離職的原因和改進的空間。Crawford Thomas Recruiting 則表示，沒有什麼比在員工準備離職之前傾聽員工的意見更能預防問題的發生，因此他們每周都會進行一次會議聽取反饋，以防止員工離職。
根據世界大型企業聯合會 2023 年的一項研究顯示，增長潛力是工作滿意度的一個關鍵指標！僱主們需要將注意力，轉向其他員工的滿意度，因為有時員工會離職，並非是因為對組織產生不滿意，而是想要有學習、晉升的機會。
其實員工會提出離職的潛在風險始終存在，即使有員工提出離職，也應該尊重對方的決定。人資們可以盡量將重點放在工作環境上，持續優化並注意員工滿意度，建立一個有吸引力的場所，以達到降低員工流失率！各位讀者們，除了一般離職交接程序，你還會在員工提出離職後啟動什麼樣的做法呢？歡迎底下留言分享。
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